Бюджетирование на предприятии: структура системы на производстве, основы финансирования организаций, составление бюджета

Основной целью создания любого бизнеса – вне зависимости от его масштабов, профиля и прочих характеристик – является получение дохода. Чтобы осуществляемая деятельность приносила реальную прибыль, нужен тщательно продуманный план, грамотное построение процессов, а также оперативное управление, позволяющее реагировать на неизбежные изменения как внешнего, так и внутреннего характера. Среди ключевых факторов обычно упоминают отслеживание денежных потоков, оптимизацию расходов, оценку потенциала развития. Все указанные аспекты являются элементами системы бюджетирования на предприятии, сущность которой сводится к созданию благоприятного экономического положения в долгосрочной перспективе. Как работает подобный подход, что нужно для его внедрения и какие преимущества он обеспечивает? Давайте разбираться.

Общее представление

Составление бюджета организации представляет собой комплексный процесс, ориентированный на распределение финансовых ресурсов, оперативное внесение корректировок в первоначальные планы исходя из реальной ситуации, а также принятие решений, основанных на определенных показателях отчетных периодов. Необходимость внесения регулярных платежей, покупки сырья и т. д., обусловливает постоянное сопоставление доходов и расходов, оценку возможностей и реализацию возникающих замыслов, требующих денежных вложений. Поскольку организация бюджетирования на предприятии — это задача, предполагающая охват гораздо большего количества факторов, на основе которых и выстраивается предварительная модель и для ее эффективной реализации требуются подходящие финансовые инструменты.

Цели и функции

Ключевые задачи, решаемые с помощью составления бюджетной системы — координация и распределение ресурсов, оценка эффективности их расходования, а также планирование предстоящих хозяйственных операций. Формирование плана представляет собой аналитическую работу, в рамках которой ответственные управленцы оценивают текущее финансовое состояние, возможные риски и перспективы, и, на основании полученных результатов, принимают решение о том, как правильно использовать деньги компании для получения итоговой прибыли.

Координирующая функция предусматривает построение структуры, которая поощряет менеджеров и руководителей за достижение поставленных целей — при условии, что в ходе работы были соблюдены изначально установленные лимиты. Контроль за расходами — ключевой фактор поддержания ликвидности и благоприятного экономического фона. Оптимизация бизнес-процессов, поиск новых источников дохода, выстраивание совместной работы подразделений, сокращение издержек — стандартные задачи, от эффективности решения которых зависит общая успешность проекта. Зачастую компании используют неэффективные методы работы с ресурсами. Хотя на рынке существует более эффективный инструмент – факторинг. Для решения задач компании из нашего примера отлично подойдет его тип с регрессом. Услуга не требует залогового обеспечения и значительно ускоряет оборачиваемость капитала без рисков, что особенно актуально для крупного бизнеса.

Преимущества бюджетного планирования на предприятии

Грамотный подход к составлению бюджета способствует реализации таких целей, как:

• Регулярное и своевременное распределение ресурсов исходя из текущих показателей.
• Формирование и утверждение комплексной и сбалансированной стратегии расходования.
• Оптимизация существующих каналов инвестирования и получения прибыли.
• Анализ текущего финансового состояния и поиск новых эффективных решений.
• Определение целесообразности реализации новых проектов.
• Продуктивное расходование имеющегося ресурсного потенциала.
• Укрепление экономического положения и повышение мотивации персонала.
• Автоматизация постановки и исполнения приоритетных задач.
• Контроль за соблюдением налоговых и договорных обязательств.

Структура системы бюджетов предприятия учитывает все возможные нюансы, способные повлиять на соотношение доходов и расходов, и выстраивается таким образом, чтобы исключить вероятность ухода в минус по итогам отчетного периода.

Составляющие бюджетирования

Основой процесса выступает бюджетный цикл – отдельный временной промежуток, повторяющийся с определенной периодичностью, продолжительность которого определяется исходя из масштабов и специфики деятельности компании. В рамках каждой итерации выделяют три ключевых этапа.

Планирование

Оценка промежуточного финансового положения, разработка плана по внесению корректировок, анализ рисков и определение вектора дальнейшего развития. На этой стадии обычно формируется перечень целей, которые должны быть достигнуты за указанный срок.

Реализация

Осуществление намеченных действий, сопровождающееся оперативным контролем, позволяющим менять исходную диспозицию при возникновении нежелательных результатов или общем снижении эффективности. Для повышения точности планов рекомендуется глубокая детализация, характеризующаяся минимальным временем прогнозирования для каждого из элементов общей структуры. В подобных условиях проще корректировать движение денежных потоков и оценивать ожидаемые результаты.

Завершение

Составление бюджета организации на следующий цикл основывается, в том числе, на итогах текущего отрезка. Специалисты проводят аналитическое исследование каждой стадии, сопоставляя начальные и конечные показатели, оценивая успешность прогноза, а также принимая решение о дальнейших действиях. При существенной разнице индексов требуется подробное изучение факторов, обусловивших снижение эффективности, а также оценка корректности исходного плана.

Преимущества и недостатки

К числу положительных аспектов, характерных для рассматриваемого подхода, относят:

• Повышение сплоченности и мотивации коллектива, понимающего цели и задачи.
• Возможность координации рабочей деятельности для повышения производительности.
• Получение достаточного количества аналитических данных для исследования.
• Рациональность распределения имеющихся ресурсов.
• Извлечение полезного опыта из результатов предшествующих периодов.
• Понимание проблемных участков и перспектив развития.

Если же говорить о минусах, то в первую очередь нужно учесть, что при разработке финансовых бюджетов ставят производственные цели — это значит, что в ситуации, когда они оказываются не достигнутыми, сотрудникам организации придется столкнуться с отсутствием роста компании.

Особенности формирования бюджетного цикла

Деление временного периода на отдельные этапы помогает грамотно распределить доходы и рассчитать затраты. При этом важно понимать, что планирование бюджета предприятия должно выстраиваться не только исходя из желаемых результатов, но и с учетом предшествующих показателей аналогичных стадий, текущей экономической ситуации, а также новых факторов, оказывающих как позитивное, так и негативное влияние. Абстрактная постановка целей и неправильно подобранные финансовые инструменты приводят к снижению мотивации коллектива, а также к искажению восприятия общего финансового положения компании.

Виды и методы бюджетирования

Различают три основных формата составления бюджета.

Финансовый

Наиболее распространенный ввиду своей эффективности метод, основывающийся на распределении денежных потоков внутри организации. В этом случае составляется детализированный перечень, учитывающий все возможные расходы и доходы предприятия, включая потенциальную прибыль, инвестиционные вложения, а также пути перемещения финансов. Четкое представление способствует пониманию реального состояния, а также помогает внести заблаговременные корректировки, исключающие образование дефицита денежных средств.

Операционный

В этом формате исходным пунктом для бюджетирования является документальная отчетность, отражающая:

1. Расходную смету по каждому направлению.
2. Реестр налоговых обязательств.
3. Список ликвидных материальных и нематериальных активов.
4. Бюджет производственных мощностей.
5. Сопутствующие издержки (коммунальные платежи, амортизация и т. д.).

Формируемый план основывается на анализе деятельности организации.

Инвестиционный

Направление, посвященное всем разновидностям вложений компании:

• Диверсификация ассортимента или производственных мощностей.
• Выход на новые сектора рынка.
• Расширение сети филиалов и подразделений.
• Приобретение основных средств.
• Постройка новых объектов различного назначения.

При формировании финансового бюджета предприятия и организации планирования на предстоящий период рекомендуется применять комплексный подход, объединяющий все три перечисленных формата. Это поможет оценить эффективность работы, учесть все значимые факторы, и найти оптимальные варианты для повышения доходности.

Принципы реализации процесса бюджетирования

Разрабатываемая модель должна учитывать специфику деятельности компании, однако для любой системы характерно присутствие общих элементов:

• Бюджетный состав и структура.
• Методики расчета ключевых показателей.
• Порядок согласования проектов.
• Контроль исполнения и анализ отклонений.

Принципиальные моменты, принимаемые во внимание при составлении бюджета предприятия и организации производства — это перечень факторов, способствующих повышению эффективности, таких как:

• Целевая направленность планирования.
• Соответствие принципам учетной политики.
• Поправка на специфику деятельности и рынка.
• Грамотное прогнозирование и распределение ресурсов.

Работоспособность метода во многом зависит от наличия необходимой инфраструктуры, а также от квалификации ответственных исполнителей.

Последовательность внедрения

Наличие всех указанных элементов, собранных в рамках процесса подготовки, обеспечивает возможность организации системы финансовых бюджетов предприятия — это значит, что в рамках компании реализуется следующая последовательность действий:

• Определение общей структуры.
• Выбор методики и постановка управленческого учета.
• Дифференциация бюджетных направлений.
• Регламентация планирования.
• Назначение ответственных специалистов.

Один из ключевых моментов – распределение функционала, подразумевающего не только предварительное составление плана, но и контроль за его реализацией. Упростить решение данного вопроса помогает внедрение программных продуктов, соответствующих заданным целям.

Необходимость автоматизации

Современные системы обработки данных предлагают совокупность универсальных решений, позволяющий сократить временные затраты на сбор и анализ ключевых финансовых показателей деятельности организации. Подобная практика уже сегодня считается обязательным стандартом не только для крупных компаний, но и для частного бизнеса, ввиду ограниченности денежных потоков вынужденного скрупулезно вести учет и распределять доходы.

С чего начать бюджетирование на предприятии

В рамках подготовительной стадии последовательно реализуются следующие действия:

• Составление стратегического плана, отражающего долгосрочные цели бизнеса.
• Дифференцирование и упорядочение финансовой структуры.
• Определение основных показателей отчетности и порядка их сбора.
• Формирование положения, регламентирующего работу ответственных отделов.
• Внедрение средств автоматизации, оптимизирующих ключевые процессы.

Все перечисленные этапы в одинаковой степени значимы для достижения желаемого результата. Учитывая, что бюджет предприятия определяет прибыль от производства, такое решение в конечном счете станет отправной точкой стабилизации экономического положения и будущего развития.

Что еще учесть при построении системы

Количество данных, подвергаемых аналитической оценке на стадии планирования, весьма обширно. В связи с этим особую важность приобретает выбор методических подходов, на основе которых планируется реализация задач, связанных с постоянной обработкой входящей информации. Корректно составленный план должен соответствовать фактическим значениям с минимальной погрешностью. Существенная разница в индексах обычно свидетельствует либо о резком падении производительности, либо об изначально неправильном подходе, при котором показатели оказываются завышенными или заниженными относительно реальных результатов.

Проектирование системы бюджетирования

Разработка проектной документации, включая основные положения и стандарты учетной политики предприятия, должна учитывать такие аспекты, как:

• Распределение полномочий между сотрудниками и отделами.
• Формирование зон ответственности для каждого участника.
• Установление мотивационной программы, привязанной к ключевым показателям.

Итоговая структура представляет собой иерархическое дерево, состоящее из различных центров финансовой ответственности. Для каждого из них выделяется отдельный бюджет, а также определяются цели, которые должны быть достигнуты в предстоящих периодах. При создании проекта подобного рода важно уделить время изучению отчетной документации, анализу существующей специфики взаимодействия между подразделениями, а также подготовке работников к переходу на новый формат.

Особенности внедрения бюджетного планирования

Ввиду сложности и масштабности рассматриваемой задачи, многие крупные и средние компании прибегают к помощи профессиональных организаций, оказывающих помощь в построении комплексной структуры распределения финансовых ресурсов. Это позволяет сэкономить время и подстраховать организацию от возможной неудачи. Подобрать решение для различного спектра финансовых задач с минимальными временными затратами возможно на платформе Invorica. Здесь каждой компании будут предложены продукты в зависимости от указанных потребностей – получение отсрочки платежа у поставщика, финансирование закупок, списание дебиторки, увеличение продаж и защита бизнеса и т. д. А экономия времени и средств (стоимость ниже, чем при сотрудничестве с фактором) позволит эффективнее развить бизнес своего предприятия.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях и месенджерах

Тут расказываем кейсы и хаки, которые не попадают в блог

Заключение

Таким образом, подводя итог сегодняшнему разбору, можно сделать следующие выводы. На основе бюджетирования на предприятии строится полноценный функциональный план, ориентированный на оптимизацию управления денежными потоками. Чем тщательнее предварительная подготовка к формированию бюджетного цикла — тем точнее оказываются итоговые показатели, характеризующие эффективность действующих бизнес-процессов компании, и тем проще становится прогнозировать развитие и финансовое состояние организации в долгосрочной перспективе.