Управление закупочной деятельностью предприятия: основы факторинга по закупкам для малого бизнеса

Построение грамотного взаимодействия с поставщиками — один из ключевых процессов, от эффективности которого зависят дальнейшая реализация товаров, производство работ или различного рода коммерческих услуг. Издержки логистики, входящие цены, условия отсрочки платежа — все это факторы, определяющие конечную себестоимость и рентабельность продукта. В современных экономических реалиях выделить свободные оборотные средства на оплату поставки удается далеко не всегда — и это может стать проблемой, генерирующей дополнительные убытки. Избежать подобных ситуаций в рамках управления закупочной деятельностью организации помогает факторинг, для торговых предприятий малого и среднего бизнеса зачастую оказывающийся оптимальным решением вопросов, связанных с обеспечением необходимого финансирования.

Общее представление

Несмотря на отсутствие рассматриваемого понятия в содержании положений Гражданского кодекса Российской Федерации, факторинговые сделки регламентируются нормами, содержащимися в главе 43, посвященной вопросам предоставления финансов под уступку права денежного требования. Алгоритм может использоваться при оказании услуг и исполнении работ, закупке сырья или расходных материалов, и подразумевает предоставление средств, требующихся для приобретения ТМЦ, на основании соответствующего соглашения участников. После заключения договора фактор определяет лимит по оплате перед поставщиками, отгружающими товар в адрес обслуживаемого клиента, и самостоятельно погашает образующиеся задолженности.

Законодатель не требует получения лицензии на данный вид деятельности, что позволяет выступать в роли финансового агента любой коммерческой организации. Чаще всего подобные услуги оказывают банковские учреждения, а также специализированные компании. Расплатившись с контрагентом, посредник фактически становится кредитором, которому покупатель обязан вернуть долг на согласованных условиях, а также выплатить комиссионное вознаграждение. Сроки определяются на этапе переговорного процесса — перечисление комиссии допускается как в виде предоплаты, так и при закрытии всей суммы задолженности.

Цели и задачи закупочной деятельности

Принципом, определяющим порядок действий в рамках бизнес-процесса закупки, выступает решение следующих вопросов:

• Обеспечение бесперебойных поставок продукции и расходных материалов, необходимых для работы предприятия.
• Формирование переходящего остатка на случай возникновения проблем с поставщиками, вызванных форс-мажорными обстоятельствами.
• Поиск вариантов оптимизации, позволяющих снизить себестоимость конечного продукта без потери качества.

Специалисты, работающие по данному направлению, должны иметь четкое представление о специфике рынка, отслеживать актуальные изменения и принимать решения, способствующие повышению рентабельности бизнеса. Найти уникальное решение задач под свой бизнес предлагает платформа Invorica. Указав запросы компании, клиент сможет подобрать финансовый инструмент под конкретную цель – финансирование закупок, пополнение оборотных средств без залога, защита бизнеса и многое другое. Услуга обезопасит бизнес от провалов и позволит предприятию не только оставаться в стабильном состоянии, но и развиваться.

Организация закупок

Стандартный алгоритм действий включает в себя следующие этапы:

1. Определение потребностей компании с точки зрения ключевых характеристик закупаемых товаров.
2. Анализ имеющихся запасов, выявление проблемных позиций и расчет объема поставок.
3. Поиск поставщиков, соответствующих критериям предприятия, рассмотрение коммерческих предложений и согласование контрактов.
4. Размещение заказов и контроль за исполнением обязательств, желательно — с внедрением технических решений по автоматизации.
5. Получение продукции, проверка соответствия количественных и качественных параметров, а также сопроводительной документации.
6. Закрытие сделки — подписание накладных и счет-фактур, подача заявки на оплату, выставление претензий в случае возникновения спорных ситуаций.

Для каждой стадии характерно участие значительного количества исполнителей и информационных потоков, к числу которых относятся внешние поставщики и покупатели, логистический отдел, службы контроля качества и планирования производства. Ошибки, допущенные на любом из этапов, в конечном счете могут стать причиной возникновения убытков, поэтому система управления закупочной деятельностью — это важный элемент, требующий особого внимания со стороны руководства компании.

Принципы построения закупок

Эксперты в области снабжения и категорийного менеджмента рекомендуют придерживаться подхода, основывающегося на шести ключевых тезисах.

• Планомерность. Хаотичный поиск и приобретение товаров может привести к образованию неликвидного остатка, который портит показатели оборачиваемости и замораживает оборотные средства, занимая место на складе. Грамотная аналитика позволяет избежать подобных ошибок и сократить сопутствующие издержки.
• Оперативность. Потребность в продукте определяется уровнем потребительского спроса, на который влияет множество внешних факторов. Ответственные специалисты должны ориентироваться в специфике категории, принимая во внимание все нюансы — начиная с конкуренции, и заканчивая сезонностью.
• Рациональность. При рассмотрении коммерческих предложений следует учитывать не только цену товара, указанную в спецификации, но и сопутствующие аспекты — затраты на логистику, продолжительность отсрочки, сроки поставки, внереализационные бонусы, и т.д.
• Технологичность. Интеграция в бизнес-процессы современных решений, разрабатываемых специально для оптимизации закупок и автоматизации расчетов, помогает существенно сократить издержки предприятия.
• Периодичность. Формирование четкого графика позволяет достичь баланса между частотой отгрузок, достаточностью товарного запаса, необходимого для производства или торговли, и закупочной стоимостью продукции.
• Централизация. Наличие специального профильного отдела позволяет выработать единые критерии, удовлетворяющие интересам компании с точки зрения выбора контрагентов и определения ключевых характеристик приобретаемых позиций, а также упрощает процедуры согласования и контроля.

Документирование факторинга

Для предприятий, обращающихся к услугам факторов, важно грамотно оформлять сопутствующую документацию на каждом этапе реализации сделки. Последовательность действий обычно выглядит следующим образом:

1. Подписание договора между контрагентами, один из которых обязуется поставить, а второй — принять и оплатить полученный товар в надлежащие сроки.
2. Заключение трехстороннего соглашения, определяющего основные условия финансирования закупочной деятельности. В содержании прописываются обязанности каждого из участников, дата оплаты комиссии, а также другие нюансы, представляющие значимость с правовой точки зрения.
3. Отгрузка продукции. Сопровождается подписанием сопроводительных документов — товарных накладных и счет-фактур — удостоверяющих факт поставки и перехода права собственности, и выступающих основанием для возникновения у стороны покупателя задолженности перед поставщиком.
4. Подтверждение покупателем отсутствия претензий и действительности совершения коммерческой операции перед фактором — как правило, в форме приложения, образец которого согласовывается при подписании трехстороннего договора.
5. Передача в адрес факторинговой компании оригинальных экземпляров документов по отгрузке, означающая уступку денежного требования. Не требует подписания дополнительного акта приема-передачи в обязательном порядке, что обусловливается содержанием ранее заключенного соглашения. При соблюдении всех условий агент переводит денежные средства на счет продавца.
6. Подтверждение факта оказания услуг по факторингу путем составления на дату завершения сделки акта, содержащего все реквизиты первичной документации. Счет-фактура, как основание для получения посредником комиссионного вознаграждения, выставляется стороне покупателя в обычном порядке.

Налоговый учет

Отражение в отчетности операций, совершенных субъектом, использующим факторинговое сопровождение, будет выглядеть следующим образом.

Налог на прибыль

Расходы покупателя, связанные с приобретением товаров, фиксируются в обычном порядке, что подразумевает включение их стоимости в структуру рассчитываемого сбора на момент продажи. Дополнительные издержки, связанные с оплатой комиссии по предзакупочному факторингу, с точки зрения ФНС должны учитываться исходя из того, как именно вознаграждение определяется договором.

Так, в тех случаях, когда комиссионная выплата в рублях фиксируется в твердой сумме — допускается единовременный учет в полном объеме, как прочих расходов, возникающих в рамках производственной деятельности или реализации. Если же речь идет о процентной ставке, применяемой к изменяющемуся объему финансирования — затраты рассматриваются налоговой, как проценты по долговому обязательству.

Этот вопрос вызывал немало правовых споров, обусловленных практикой признания начислений в нормативных рамках. Однако с 2015 года особый порядок используется только для сделок, осуществляемых между взаимозависимыми субъектами, подлежащих особому контролю. Таким образом, на сегодняшний день предприниматели вправе вести учет без ограничений, и избавлены от необходимости доказательства проверяющим нецелесообразности отнесения расходов по договорам факторинга к числу долговых — при условии наличия документов, подтверждающих соответствующие коммерческие отношения.

НДС

Факторинговые услуги подлежат обложению налогом на добавленную стоимость, так как данные сделки не относятся к категории банковских операций, на которые распространяются льготы. Соответственно, заявляемые выходные суммы могут быть приняты к вычету. Главное, чтобы были соблюдены стандартные условия, определяемые положениями Налогового кодекса:

• Наличие корректно оформленной счет-фактуры.
• Отражение факторинга в учете организации на основании документального акта.
• Использование купленных товаров в деятельности, облагаемой НДС.

Стоит также отметить, что получение фактором суммы, покрывающей задолженность по оплаченной продукции, не предусматривает выставления им подтверждающих документов.

Присоединяйтесь к нам в соцсетях и месенджерах

Тут расказываем кейсы и хаки, которые не попадают в блог

Бухучет

Перечень бухгалтерских проводок, сопровождающих реализуемые операции, выглядит следующим образом:

Оптимизация процесса: как повысить эффективность

Торгово-закупочная деятельность — это комплексный процесс, оптимизации которого должно способствовать соблюдение следующих правил:

• Пошаговая реализация выбранного алгоритма. Даже один пропущенный этап может привести к заметному увеличению расходов. Выбор ненадежных поставщиков зачастую оборачивается срывом согласованных сроков поступления товаров, а игнорирование процедуры проверки характеристик — к снижению качества, оборачивающемуся падением спроса со стороны конечных потребителей.
• Автоматизация базовых операций. Электронный документооборот, программная аналитика достаточности товарных запасов, учет перемещения остатков в режиме реального времени — все это делает работу отдела закупки эффективнее, облегчает контроль и позволяет быстро оформить документацию. Кроме того, современные решения сводят к минимуму вероятность возникновения ошибок, вызванных влиянием человеческого фактора.
• Улучшение коммуникации с поставщиками. Продолжительное и продуктивное сотрудничество должно основываться на принципах взаимовыгодной кооперации, позволяющих компании закрепиться на рынке и заработать положительную репутацию, открывающую новые варианты для развития.
• Стандартизация процедур, связанных с согласованием и подписанием контрактов. Системный подход, подразумевающий использование базовых шаблонов и листов верификации, помогает заметно сократить сроки переговорного процесса, попутно снижая количество возможных разногласий с новыми контрагентами.

Ошибки при управлении закупками

Распространенные недочеты, сказывающиеся на эффективности закупочной деятельности, следует выявлять и устранять как можно быстрее — до того, как они окажут влияние на размер расходов организации. К числу факторов, требующих особого внимания, относят:

• Отсутствие новых подходов к оптимизации. Коммерческий отдел, отвечающий за поиск товаров, сырья или расходных материалов, должен сделать компанию конкурентоспособной и рентабельной. Архаичные принципы работы, затягивающие до бесконечности решение даже самых элементарных вопросов, требуют оперативного вмешательства и корректировки со стороны руководства.
• Недостаток мотивации. Многие топ-менеджеры рекомендуют выстраивать систему KPI, привязанную к достижению определенных целей на последовательных временных отрезках. Грамотный подход к мотивированию сотрудников отдела закупок позволяет не только повысить качество принимаемых ими решений, но и свести к минимуму вероятность недобросовестного поведения.
• Некорректное разделение ответственности. Каждый отдел должен отвечать и за собственные показатели, и за общий результат, следуя четкой структуре и выполняя базовые регламенты взаимодействия — как между собой, так и с внешними контрагентами.
• Отсутствие стратегии, критериев и принципов сотрудничества с поставщиками. Понятия и основы закупочной деятельности в первую очередь сводятся к определению ключевых возможностей получения финансовой прибыли. Корректное построение системы бизнес-процессов, определение стандартов и требований к качеству товара или уровню допустимых входящих цен — залог успеха на длинной дистанции.
• Спонтанность и хаотичность закупок. Работа без грамотно составленного плана может быть обусловлена как непредвиденными обстоятельствами, так и низким уровнем квалификации персонала. Практика показывает, что последствия, связанные с ситуациями второго типа, оказываются для коммерческих организаций куда более серьезными.

Заключение

Обеспечение предприятия всем необходимым для реализации приоритетных задач — сложный процесс, построение которого требует определенных знаний и навыков. Специалисты в области управления закупочной деятельностью должны не только ориентироваться в специфике рынка и базовых требованиях, но и уметь анализировать текущее положение, определяя потребность в использовании выгодных для бизнеса финансовых инструментов — таких, как закупочный факторинг. Сервис Invorica поможет подобрать решение для своего бизнеса – он анализирует актуальные задачи, указанные клиентом, и предлагает нужный инструмент, позволяющий выйти организации или предприятию на новый уровень прибыли.